Nel contesto aziendale di oggi, i workshop sono strumenti fondamentali per migliorare la strategia e ottimizzare i processi creativi.
Il loro obiettivo è creare un ambiente collaborativo dove team, partner e clienti possano condividere idee, definire obiettivi comuni e risolvere problemi in modo partecipativo e stimolante.
Questi incontri, spesso condotti in sessioni brevi (ma intense), aiutano a rafforzare il feeling tra le parti e aumentare l’interesse del team coinvolto, offrendo insight preziosi che possono fare la differenza nella riuscita di un progetto!
In questo articolo esploreremo gli elementi chiave per organizzare workshop aziendali efficaci, con un case study che mostra l’impatto di queste attività sui progetti strategici di Marcopolo.
Obiettivi e Struttura di un Workshop
Definire obiettivi chiari
Per garantire che un workshop abbia successo, è fondamentale stabilire obiettivi chiari e specifici. Questi possono variare dal lancio di un nuovo prodotto al miglioramento della comunicazione aziendale o al riposizionamento della brand identity.
Ad esempio, se l’obiettivo è creare una strategia di comunicazione efficace, un workshop può aiutare a individuare i messaggi chiave e le tecniche di storytelling più adatte al target di riferimento.
Uno strumento molto utile (e che può essere utilizzato anche per delle semplici riunioni) è la Cornice delle 7 P: una tecnica di pianificazione strategica sviluppata da David Maister, utilizzata principalmente per migliorare la chiarezza e l’allineamento su un progetto o un’iniziativa.
L’esercizio guida un team attraverso sette elementi chiave (le 7 P) per valutare ogni aspetto del progetto e per definire un piano d’azione condiviso:
- Proposito: si tratta di chiarire l’obiettivo del progetto. Perché esiste? Quali sono i risultati principali che vogliamo ottenere dall’incontro? Avere uno scopo chiaro aiuta a mantenere il focus e a garantire che tutte le azioni siano allineate a un obiettivo finale condiviso.
- Prodotto: riguarda il risultato tangibile dell’incontro. Che cosa stiamo creando o producendo? L’incontro non deve essere “tutto fumo e niente arrosto”.
- Persone: chi sono le persone coinvolte? Qui si definiscono i ruoli, le responsabilità e le competenze del team.
- Processo: questa sezione si concentra sul “come” del progetto. Quali saranno i passaggi e le attività necessarie per portarlo a termine? Include l’ordine del giorno.
- Preoccupazioni: quali sono i rischi in questo incontro e come li affronteremo? Questi elementi potrebbero essere regole base oppure specifici argomenti di discussione, decisi a priori, che sono considerati fuori dallo scopo dell’incontro.
- Preparazione: che cosa potrebbe essere utile fare in anticipo? Ci potrebbero essere documenti da leggere, ricerche da fare o “compiti a casa” per i partecipanti.
- Problemi pratici: si identificano i rischi e le sfide potenziali. Quali sono gli ostacoli che potrebbero compromettere il successo dell’incontro? Chi porta il pranzo?
Strutturare il workshop
La chiave di un workshop ben riuscito è una struttura solida. Una buona agenda può includere attività di icebreaking per creare un ambiente rilassato, sessioni di brainstorming per favorire la creatività, un’analisi dei competitor per trarre ispirazione e discussioni focalizzate per sintetizzare le idee e definire i prossimi passi.
Suddividere il tempo e i compiti in modo efficace è essenziale per mantenere alta la concentrazione e raggiungere risultati tangibili.
Coinvolgimento del team
Ogni workshop ha bisogno di figure chiave come facilitatori, moderatori e coordinatori, i quali aiutano a mantenere l’attenzione sul tema centrale e a far emergere il contributo di tutti i partecipanti.
Coinvolgere i membri del team in ruoli attivi non solo li rende partecipi, ma favorisce una maggiore adesione agli obiettivi e alle azioni definite.
Case Study: migliorare la strategia di comunicazione TECNOALARM
Uno degli esempi di successo di Marcopolo è il workshop organizzato per il cliente Tecnoalarm, con l’obiettivo di riprogettare il sito aziendale e migliorare la comunicazione tramite questo strumento.
Obiettivo del workshop
L’obiettivo del workshop era di esplorare a fondo le necessità del cliente, concentrandosi sul riposizionamento della comunicazione e sul miglioramento della user experience del sito web.
Attraverso attività mirate, si sono ottenute idee per un sito che rispecchiasse al meglio i valori e i messaggi chiave del cliente.
Attività svolte
- Icebraker: per sciogliere il ghiaccio e creare un’atmosfera rilassata, il workshop è iniziato con un’attività di icebreaking. Questo ha permesso ai partecipanti di conoscersi meglio e allentare le tensioni iniziali.
- Web Competitor Review: in questa fase, i partecipanti hanno esaminato i siti dei principali competitor dal punto di vista della comunicazione tramite il sito web, valutando elementi di comunicazione, design e funzionalità. Questa analisi ha messo in evidenza aspetti migliorabili e nuove idee da integrare.
- Personas needs: in questa attività si individuano soluzioni ai bisogni di alcune personas precedentemente studiate e messe a disposizione dell’attività.
- Crea la tua homepage: con questo gioco, si chiede ai partecipanti – divisi in squadre – di mettersi nei panni dell’agenzia e, tramite wire-frame, di comporre la propria homepage. Questo aiuta il ragionamento grazie al supporto di qualcosa di fisico e serve a noi per comprendere meglio i desiderata del cliente.
- Matrice Fattibilità/Importanza: sulla base di tutti gli elementi a disposizione, di tutto ciò che è venuto fuori dalle precedenti attività, arriva il momento di mettere i piedi per terra e disporre gli elementi sulla matrice. L’esercizio serve a porre un ordine di priorità noto e concordato tra tutti i partecipanti: gli elementi nel riquadro “Alta fattibilità / Alta Importanza” saranno, dunque, quelli che verranno sicuramente inseriti nel progetto. Il resto si adatterà in base alle esigenze e alle disponibilità del cliente.
Risultati ottenuti
Attraverso questo workshop, siamo riusciti a definire linee guida chiare per il restyling del sito, con soluzioni innovative per differenziare l’azienda dalla concorrenza e valorizzare i suoi punti di forza!
Conclusioni
I workshop aziendali sono uno strumento potente per chi desidera migliorare il proprio approccio alla progettazione strategica. Favoriscono il coinvolgimento del team, raccolgono punti di vista diversi e permettono di ottimizzare le decisioni attraverso un processo collaborativo. Come dimostrato dal case study con Tecnoalarm, un workshop ben strutturato può generare risultati concreti e idee innovative, trasformando una semplice sessione di brainstorming in un piano d’azione chiaro e condiviso.
Integrare i workshop aziendali nei processi strategici rappresenta un vantaggio competitivo per ogni azienda. Non solo migliorano la comunicazione interna e l’engagement del team, ma aiutano anche a definire obiettivi chiari e condivisi, incrementando la probabilità di successo dei progetti.
Se siete interessati a scoprire come un workshop possa migliorare la vostra strategia aziendale, contattaci!
