Negli ultimi anni abbiamo sentito parlare sempre più spesso di workshop nell’ambito lavorativo e creativo. Tuttavia, questa parola viene spesso usata impropriamente per descrivere momenti di incontro, riunioni operative, focus-group e simili.
Innanzitutto, il workshop è un vero e proprio “laboratorio” e, in quanto tale, prevede la partecipazione attiva di tutte le risorse coinvolte nel progetto.
Ma a chi si rivolge un workshop?
Proprio a tutti!
Che tu sia un’agenzia di comunicazione che vuole proporlo ai clienti o che tu sia un’azienda che vuole sfruttare le competenze esterne per approcciare al metodo, il workshop è molto utile per affrontare un nuovo progetto.
La comunicazione, in senso generale, è un elemento chiave per il successo delle aziende.
Quindi, perché non dovrebbe esserlo anche nella progettazione?
Il workshop fa proprio questo: mette i partecipanti sullo stesso piano e aiuta a superare alcuni dei problemi di comunicazione, sia interna che esterna, che spesso rallentano o sabotano il progetto.
Con questo strumento, infatti, possiamo adottare un approccio che coinvolge tutti gli attori presenti nell’immaginazione, nell’identificazione e nella creazione del progetto.
Al suo interno, infatti, ci sarà un conduttore (o facilitatore) che guiderà un gruppo di persone a svolgere una serie di attività mirate all’ottenimento di un output specifico, mediante un approccio il più possibile operativo.
Oltre al team di designer, anche il management aziendale, i tecnici e i dipendenti sono portatori di creatività e nuove idee.
Bisogna pensare al workshop come a una tavola rotonda: tutti sono sullo stesso piano e hanno lo stesso obiettivo.
Lo scopo è quello di unire tutte queste figure e canalizzare i bisogni e le necessità di tutti in un’unica soluzione, attraverso momenti adeguati di divergenza e convergenza.
Perché scegliere il workshop come strumento di progettazione?
Se sei interessato a questo approccio, in questo articolo ti illustrerò 5 buoni motivi per cui è importante utilizzare il workshop come strumento di progettazione:
1. Per comprendere gli obiettivi e le esigenze del progetto
Smettiamo per un attimo di concentrarci sul porre le giuste domande e focalizziamo invece le nostre capacità sul far sì che i siano promotori stessi del progetto a porsi le giuste domande.
Utilizzare il workshop come primo approccio alla progettazione, consente al facilitatore di discutere in modo approfondito gli obiettivi e le esigenze del progetto, evidenziando le priorità e le sfide che si intendono affrontare.
Questa comprensione permette di sviluppare una strategia su misura, perfettamente allineata alle aspettative e agli obiettivi aziendali, orientandoci gradualmente nel processo di definizione delle priorità, dello scopo e dell’identità del progetto.
Piccola tips da tenere a mente: la scelta dei partecipanti è molto importante e, se possibile, è necessario coinvolgere, oltre che una varietà di ruoli e mansioni, la direzione o chi per essa ha in mano il destino del progetto.
Sono loro, infatti, come in tutte le realtà aziendali, ad avere l’ultima parola!
2. Per coinvolgere e motivare il team
Un altro aspetto da non sottovalutare è come coinvolgere attivamente il team designato. Questa è un’opportunità per ingaggiare e valorizzare tutte le risorse che l’azienda mette a disposizione del progetto e che lavoreranno con noi.
Una buona struttura dell’attività creerà collaborazione e porterà alla costruzione di un clima di fiducia tra tutti i membri della squadra, consentendo di condividere idee, competenze ed esperienze.
Un gruppo motivato e collaborativo è fondamentale per il successo di un progetto di comunicazione.
Il facilitatore ha il compito di eliminare le barriere e le differenze tra i partecipanti, rendendoli sereni e a proprio agio nell’espressione dei propri pensieri.
Ciò è possibile mediante l’utilizzo di diverse tecniche di facilitazione e attività specifiche, come gli Ice breakers.
3. Per identificare e sfruttare le risorse esistenti
Durante il workshop, uno degli obiettivi è individuare e valutare le risorse esistenti a disposizione del progetto, come contenuti, canali e competenze interne.
Uno dei vantaggi di questa attività è poter sfruttare al meglio tali risorse, nonché rilevare eventuali lacune o necessità, ottimizzando il budget e riducendo sprechi e sovrapposizioni.
Inoltre, riconoscendo e utilizzando le competenze interne del personale, è possibile creare un rapporto di collaborazione proficuo e duraturo.
4. Per definire un piano d’azione chiaro e condiviso
Sviluppando al meglio la sequenza di interventi e organizzando il laboratorio su misura, possiamo definire un piano d’azione dettagliato e condiviso tra tutti, che includa: obiettivi, strategie, azioni e tempistiche.
La consapevolezza delle priorità e la chiarezza nel processo di avvio del progetto ci consentono di avere un piano d’azione chiaro fin dall’inizio, garantendo una maggiore efficienza nella realizzazione e aiutando a prevenire incomprensioni o ritardi.
Per raggiungere questo obiettivo, sarà necessario definire tempi, attività e scopo delle singole sessioni del workshop, condividendo con i partecipanti un’agenda di lavoro che presenti tutti i punti che verranno approfonditi.
5. Per stimolare l’innovazione e la creatività
Creare le condizioni per permettere ai partecipanti di dare libero sfogo alla loro immaginazione, senza limiti, e successivamente tradurre i risultati in azioni operative è un ottimo modo per stimolare e raccogliere un’ampia varietà di spunti.
Il brainstorming e la collaborazione tra i membri del team possono generare idee originali e strategie efficaci che fanno la differenza rispetto alla concorrenza nel settore. Oltrepassare i confini mentali e spingere oltre i limiti legati alla realtà aziendale permette ai clienti di comprendere il proprio ruolo fondamentale nel processo di ideazione.
Un workshop ben organizzato e incentrato sulle esigenze e gli obiettivi può fare la differenza nella creazione di una strategia di comunicazione digitale efficace ed efficiente, un prodotto o un’attività.
Lavorare in questo modo è stimolante, divertente, rafforza i legami di team e permette di scoprire tantissime sfumature inaspettate che possono emergere grazie all’abbandono dei ruoli e delle mansioni, reso possibile (anzi, indispensabile) dal contesto laboratoriale e dal gioco di ruolo metaforico.
